موفقیت و استدام هر کسب و کار خواه و ناخواه به فروش بستگی دارد. فعالیت های انجام شده در سازمان ها را زمانی میتوان موفق تلقی کرد که به کسب درآمد منتج شوند. فاکتور را می‌توان ابزاری دانست که علاوه بر تسهیل فروش و دریافت وجه، اطلاعات مفیدی را برای شما ذخیره سازی می‌کنند.

اساسی ترین نقشی که فاکتور در کسب و کار شما ایفا می‌کند ثبت سابقه فروش است. به وسیله‌ی فاکتور شما می‌توانید تاریخ فروش کالا، مقدار پول پرداخت شده و میزان بدهی معوق هر مشتری را ضبط و ردیابی کنید. فاکتور را میتوان ابزاری ارزشمند در امور حسابداری دانست.  علاوه بر این به وسیله‌ی فاکتور می‌توانید متوجه شوید کدام کارمند شما چه مقدار کالا یا خدمت به مشتریان فروخته است.

فاکتورها تعهد مشتری در پرداخت هزینه خدمات شما را نشان می دهد. فاکتور تأیید کتبی توافق پرداخت بین کسب و کار شما و مشتریتان را ارائه می دهد. فاکتورها شرایط پرداخت شما را تعیین می کنند و شما را قادر می سازند برای خدمات خود سریعتر دریافتی داشته باشید.

به جز موارد ذکر شده در فاکتورها در موارد دیگر نیز کاربرد دارند:

• دفترداری: فاکتورها تمام فروش شما را ثبت می کنند و بنابراین برای اهداف دفترداری مفید هستند. فاکتورها اسنادی از سابقه مالی تجارت شما ارائه می دهند. آنها تمام درآمد حاصل از تجارت را از طریق فروش ردیابی می کنند و می توانند به شما کمک کنند تا سود و جریان نقدی خود را بسنجید.
• سوابق مالیاتی: فاکتورهای فروش شما اسنادی هستند که به شما کمک می کند اطلاعاتی را که هر ساله در پرونده های مالیاتی خود لیست می کنید ، تأیید کنید. سازمان امور مالیاتی توصیه می کند که همه صاحبان مشاغل کوچک باید روزانه سوابق خلاصه معاملات تجاری خود از جمله فاکتورها را ثبت کنند.
• محافظت قانونی: فاکتورها به محافظت از مشاغل کوچک در برابر دعاوی نادرست کمک می کنند ، زیرا فاکتورها جزئیاتی از خدماتی را که به مشتریان خود ارائه می دهید و همچنین زمان انجام کار را ارائه می دهند. فاکتور سابقه ای از مبلغی را که مشتری موافقت کرده برای خدمات شما به شما بپردازد مشخص می‌کند. هم چنین از فاکتورهای امضا شده میتوان به عنوان نوعی از توافقنامه قانونی الزام آور نام برد.

در هنگام صدور فاکتور توجه داشته باشید که از هر فاکتور سه نسخه پرینت تهیه کنید. یک نسخه را برای خریدار بفرستید، یک نسخه را جهت ضبط در سیستم حسابداری خود نگه دارید و یک نسخه را برای ارایه به سازمان امور مالیاتی ذخیره کنید. در انتها و جهت رفاه حال شما می‌توانید فایل نمونه فاکتور رسمی را به رایگان از اینجا دانلود کنید.